Idéer som gör ditt företagsevent bekvämare för deltagarna

Håll agendan synlig hela tiden

Den vanligaste frågan på ett event är ”vad händer nu och var?”. Ha agendan synlig på flera ställen: vid entrén, i korridorerna och vid salarna.

Ännu bättre om den uppdateras i realtid. Tiderna ändras: ett föredrag drar över eller minglet blir försenat. En skärm som visar vad som pågår nu och vad som kommer sedan sparar köer av frågor vid registreringen.

Snabb registrering och garderob

Det första intrycket uppstår vid dörren. Förbered registreringen i förväg, dela upp efter efternamn eller biljettyp och ha någon som svarar på frågor utanför kön.

Skicka deltagarna adressen, vilken entré de ska använda och registreringens öppettider dagen innan. Det sparar frågor och sena ankomster.

Är eventet på vintern betyder garderoben mer än man tror. Ingen vill sitta hela dagen med jackan i knät.

Riktiga pauser

Dagar med föredrag i rad är tröttsamma. Planera in riktiga pauser, med tid att gå på toaletten, ta en kaffe och prata med andra deltagare. Mötena mellan människor är ofta det man uppskattar mest med ett event.

Ha vatten lätt tillgängligt hela dagen, inte bara i pauserna. Berätta i förväg hur långa pauserna är, så att folk vet om de hinner svara på mejl eller gå ut en stund.

Batteri som räcker hela dagen

I dag är mobilen deltagarens viktigaste verktyg: biljetten, eventets app, agendan, QR-koderna, kontakterna man utbyter och resan hem. En lång dag kommer många fram till eftermiddagen med lite batteri kvar.

Uttagen i salarna är ofta upptagna eller långt från platserna, och folk hamnar i korridoren och väntar vid väggen. En powerbankstation vid registreringen eller utanför salen löser det: deltagaren tar en powerbank, går tillbaka till sin plats och lämnar tillbaka den på vägen ut.

Om företaget bjuder på laddningen blir det dessutom en varumärkesdetalj: din logga på stationens skärm hela dagen och en service som folk uppskattar.

Enkel mat och platser att prata på

Vid stående mingel och luncher, välj tilltugg som går att äta med en hand: deltagaren håller i drinken och hälsar med den andra. Sprid ut höga bord så att man kan ställa ner tallriken och prata utan att stå i vägen.

Avsätt också en lugn yta, bort från musiken och salarnas högtalare. Där uppstår många av de samtal som gör att det var värt att komma, och den som behöver ta ett jobbsamtal blir tacksam.

Ett nätverk som fungerar

Om du ber deltagarna använda en app eller skanna koder, se till att uppkopplingen håller när lokalen är full. Testa lokalens nätverk i förväg och visa inloggningsuppgifterna tydligt.

Om wifi-nätet är svagt, ha tryckta alternativ för den viktigaste informationen, till exempel agendan eller en karta över salarna.

Tänk på alla

Bekvämlighet är också tillgänglighet. Små saker gör att ingen hamnar utanför.

• Reserverade platser nära scenen för den som behöver.
• Entréer utan trappsteg och tydligt skyltade tillgänglighetsanpassade toaletter.
• Textning eller skriftliga sammanfattningar av de viktigaste föredragen.
• Mat för olika koster, tydligt märkt.

Slutet räknas också

Visa tydligt hur man tar sig hem: busstider, taxistationer eller parkering. Och fråga deltagarna efteråt vad de tyckte. Ett kort formulär ger värdefull input till nästa event.

Skicka gärna presentationerna och bilderna från dagen till deltagarna efteråt. Det förlänger eventet och ger dem en anledning att minnas det.